FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc xuất kho lô nhập trước. FEFO (First Expired, First Out) là nguyên tắc xuất lô có hạn sử dụng gần nhất trước. Hai cách giống nhau khi hạn dùng theo ngày nhập. Khi một lô nhập sau lại hết hạn sớm hơn, FEFO giúp tránh hàng hết hạn trong kho.
Tóm tắt nhanh
FIFO xếp lô theo ngày nhập, FEFO xếp lô theo hạn sử dụng (HSD).
Hàng có HSD (thực phẩm, dược phẩm, phân bón, hóa chất) nên dùng FEFO; hàng không có HSD dùng FIFO là đủ.
Hướng dẫn GDP của EU (2013/C 343/01) nêu rõ tồn kho thuốc nên được luân chuyển theo FEFO.
Thông tư 02/2024/TT-BKHCN, hiệu lực từ 01/06/2024, yêu cầu truy xuất nguồn gốc theo nguyên tắc "một bước trước – một bước sau".
Muốn xuất đúng lô, mỗi phiếu nhập, phiếu cân và phiếu xuất đều phải gắn mã lô.
FIFO và FEFO khác nhau thế nào?
FIFO chọn lô có ngày nhập sớm nhất, FEFO chọn lô có hạn sử dụng gần nhất. Với phần lớn hàng hóa, lô nhập trước cũng hết hạn trước, nên hai cách cho cùng kết quả. Khác biệt chỉ lộ ra khi nhà cung cấp giao một lô mới nhưng sản xuất từ lâu, hoặc khi kho nhận hàng từ nhiều nguồn có hạn dùng khác nhau.
Hình 1. Sơ đồ FIFO và FEFO chọn lô khác nhau khi hạn dùng không theo ngày nhập, do Vận Hành Số vẽ với ngày giả định.
Học viện ECA (ECA Academy), tổ chức đào tạo GMP tại Đức, định nghĩa ngắn gọn hai nguyên tắc này như sau:
"FEFO is to ensure that product with the shortest expiry date is placed into the market first."
— ECA Academy, FIFO, FEFO, LIFO – what is the meaning?
So sánh FIFO và FEFO trong kho
Tiêu chí | FIFO | FEFO |
|---|---|---|
Căn cứ chọn lô | Ngày nhập kho | Hạn sử dụng |
Dữ liệu cần có | Ngày nhập theo lô | Mã lô và HSD theo lô |
Phù hợp | Hàng không có HSD, linh kiện, vật tư | Thực phẩm, dược phẩm, phân bón, hóa chất |
Rủi ro nếu dùng sai | Lô nhập sau, hạn ngắn bị hết hạn | Hàng nhập lâu nằm kho nếu HSD dài |
Độ khó vận hành | Thấp, xếp theo thứ tự nhập | Cao hơn, phải đọc HSD từng lô |
LIFO có dùng trong kho không?
LIFO (Last In, First Out) là xuất lô nhập sau cùng trước. Cách này đôi khi dùng cho hàng rời không hư hỏng như cát, đá, than chất đống, vì lấy phần trên cùng dễ hơn. Với hàng có hạn sử dụng, LIFO làm lô cũ nằm lại đáy kho và dễ hết hạn, nên thường không được chọn.
Kho nào nên dùng FEFO thay cho FIFO?
Kho nào có hàng mang hạn sử dụng nên dùng FEFO, vì quy tắc này bám đúng thứ quyết định giá trị hàng: ngày hết hạn. Hướng dẫn Thực hành tốt phân phối (GDP) của EU, số 2013/C 343/01, ghi rõ tồn kho nên được luân chuyển theo nguyên tắc FEFO. Phụ lục 7 của bộ báo cáo kỹ thuật WHO TRS 1025 (2020) cũng nêu FEFO là nguyên tắc nên áp dụng.
Thực phẩm, đồ uống, thức ăn chăn nuôi: HSD ngắn, sai lô là mất hàng.
Dược phẩm, thiết bị y tế: FEFO được nêu trong Hướng dẫn GDP của EU và WHO, không chỉ là thói quen nội bộ.
Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất: có hạn dùng in trên bao bì.
Nông sản sơ chế: chất lượng giảm theo thời gian, nên xếp theo hạn dùng hoặc ngày thu hoạch.
Vật tư, linh kiện, sắt thép hay bao bì rỗng không có hạn dùng thì FIFO là đủ, và vẫn giúp tránh hàng nằm kho quá lâu.
FIFO làm mất bao nhiêu hàng nếu chọn sai?
Tùy vào khoảng cách hạn dùng giữa các lô và tốc độ xuất. Trong ví dụ giả định dưới đây, cùng 600 bao và cùng tốc độ xuất 10 bao mỗi ngày, xuất theo FIFO làm 140 bao lô B hết hạn trong kho, còn FEFO xuất hết cả hai lô trước hạn. Khác biệt đến hoàn toàn từ thứ tự chọn lô, không phải từ lượng hàng.
Hình 2. Ví dụ tính số hàng hết hạn khi xuất theo FIFO và FEFO, số liệu giả định do Vận Hành Số tính.
Cách tính ví dụ (giả định: lô A 300 bao HSD 30/11, lô B 300 bao HSD 15/11, xuất 10 bao/ngày từ 01/10)
Nguyên tắc | Thứ tự xuất | Đến hạn lô B (15/11) | Hàng hết hạn |
|---|---|---|---|
FIFO | A: 01/10–30/10 (300 bao), B từ 31/10 | B mới xuất 16 ngày × 10 = 160 bao | 300 − 160 = 140 bao |
FEFO | B: 01/10–30/10 (300 bao), A từ 31/10 | B đã xuất hết từ 30/10 | 0 bao (A xong 29/11, trước hạn 30/11) |
Làm sao xuất hàng đúng lô theo FEFO?
Làm theo 5 bước, bắt đầu từ lúc xe vào cổng chứ không phải lúc xếp hàng lên kệ. Nếu mã lô và hạn dùng không được ghi ngay khi nhập, các bước sau không có dữ liệu để chọn lô. Kho có cân xe nên gắn mã lô ngay vào phiếu cân nhập để khối lượng và lô đi cùng nhau.
Ghi mã lô và HSD khi nhập: lấy từ chứng từ nhà cung cấp, gắn vào phiếu cân nhập hoặc phiếu nhập kho. Với kho có cân xe, khối lượng tịnh lấy từ cách ghép cân lần 1 và lần 2.
Dán nhãn và gán vị trí: mỗi pallet hoặc ô kệ mang mã lô, HSD; lô hạn gần nên đặt gần lối lấy hàng.
Để phần mềm gợi ý lô khi xuất: phần mềm quản lý kho sắp lô theo HSD và chỉ định lô cho từng phiếu xuất.
Xác nhận lô lúc lấy hàng: quét mã hoặc đối chiếu nhãn; đếm số bao, số kiện bằng AI đếm sản phẩm để số lượng xuất khớp với lô đã chọn.
Ghi lô vào phiếu xuất và cập nhật tồn: phiếu xuất, phiếu cân xuất phải có mã lô; tồn kho trừ đúng lô. Xem thêm cách cập nhật tồn kho sau khi cân xe.
Nên cảnh báo hàng cận hạn trước bao nhiêu ngày?
Không có con số chung cho mọi ngành. Cách thực tế là lấy số ngày khách hàng chấp nhận nhận hàng trước hạn, cộng thời gian vận chuyển và tồn tại điểm bán, rồi đặt ngưỡng cảnh báo sớm hơn mức đó. Nhiều kho đặt hai ngưỡng: một ngưỡng để ưu tiên xuất, một ngưỡng để khóa lô và xử lý riêng.
FEFO liên quan gì đến truy xuất nguồn gốc?
Cả hai cùng cần mã lô đi theo hàng từ lúc nhập đến lúc xuất. Thông tư 02/2024/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, ban hành ngày 28/03/2024, quy định truy xuất nguồn gốc theo nguyên tắc "một bước trước – một bước sau". Nghĩa là kho phải biết lô nhận từ ai và đã giao cho ai.
Hình 3. Sơ đồ chuỗi truy xuất "một bước trước – một bước sau" tại kho, do Vận Hành Số vẽ theo Thông tư 02/2024/TT-BKHCN và GS1.
Tiêu chuẩn truy xuất toàn cầu của GS1 (Global Traceability Standard) cũng dùng cùng nguyên tắc tối thiểu này:
"(one step up, one step down as a minimum)"
Khi có lô bị thu hồi, kho chỉ cần tra mã lô để biết lô đó đã nằm trên những phiếu xuất nào và giao cho khách hàng nào. Nếu xuất không ghi lô, doanh nghiệp phải thu hồi rộng hơn nhiều so với cần thiết. Thông tư cũng dẫn chiếu TCVN 13274:2020 về định dạng mã truy vết và TCVN 13275:2020 về vật mang dữ liệu.
Tình huống minh họa: kho phân bón nhận hàng từ hai nhà máy
Đây là kịch bản giả định để minh họa cách đánh giá, không phải khách hàng thật.
Vấn đề
Một kho phân bón nhận hàng từ hai nhà máy. Thủ kho xếp hàng theo ngày xe về và xuất theo FIFO. Cuối mùa, kiểm kê phát hiện một số bao từ nhà máy thứ hai đã quá hạn, vì lô này sản xuất sớm nhưng về kho muộn.
Giải pháp
Kho chuyển sang FEFO: ghi mã lô và HSD vào phiếu cân nhập ngay tại cổng, dán nhãn pallet theo lô, để phần mềm chỉ định lô cho từng phiếu xuất và ghi mã lô lên phiếu cân xuất khi xe ra.
Kết quả cần đo
Số bao hết hạn trong kho mỗi quý so với trước khi đổi.
Tỷ lệ phiếu xuất có mã lô (mục tiêu 100%).
Thời gian tra ra danh sách khách đã nhận một lô cụ thể khi có yêu cầu thu hồi.
Bài học
FIFO chỉ an toàn khi hạn dùng đi theo ngày nhập. Khi kho nhận hàng từ nhiều nguồn, dữ liệu lô và HSD phải được ghi ngay từ cổng thì FEFO mới chạy được.
Phương pháp: chúng tôi xây dựng bài này thế nào?
Nguồn: Thông tư 02/2024/TT-BKHCN (qua Công báo Chính phủ và Sở KH&CN TP.HCM), GS1 Global Traceability Standard Issue 1.3.0, bài viết của ECA Academy trích Hướng dẫn GDP của EU và WHO TRS 1025 Phụ lục 7.
Tính toán: ví dụ hàng hết hạn tính theo ngày lịch, tốc độ xuất cố định 10 bao/ngày, không tính ngày nghỉ.
Giả định: ngày nhập, HSD, số lượng và tình huống kho phân bón đều là minh họa.
Giới hạn: thời hạn lưu hồ sơ truy xuất do từng bộ quản lý ngành quy định; hãy đối chiếu văn bản chuyên ngành của bạn.
Câu hỏi thường gặp
FIFO và FEFO cái nào tốt hơn?
Không có cái nào tốt hơn tuyệt đối. Với hàng có hạn sử dụng, FEFO an toàn hơn vì bám đúng ngày hết hạn, và được Hướng dẫn GDP của EU nêu rõ cho thuốc. Với hàng không có hạn dùng như vật tư, linh kiện, FIFO đơn giản hơn và vẫn tránh được hàng nằm kho quá lâu.
Kho nhỏ có cần phần mềm để làm FEFO không?
Kho rất nhỏ, ít mã hàng có thể làm FEFO bằng nhãn màu theo tháng hết hạn và sổ ghi lô. Khi số lô tăng lên, ghi tay dễ sót và khó tra khi thu hồi. Lúc đó phần mềm quản lý kho giúp tự sắp lô theo hạn dùng và cảnh báo hàng cận hạn trước khi quá muộn.
FEFO có áp dụng được cho hàng rời như nông sản, phân bón không?
Có, miễn là mỗi lô hàng rời được tách khu vực hoặc tách bao và có mã lô riêng. Kho có cân xe nên gắn mã lô ngay vào phiếu cân nhập, để khối lượng, nguồn hàng và hạn dùng đi cùng nhau. Nếu đổ lẫn nhiều lô vào chung một đống, FEFO và truy xuất đều không còn chính xác.
Thông tư 02/2024/TT-BKHCN có bắt buộc doanh nghiệp làm truy xuất không?
Thông tư quy định nguyên tắc và cách quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa, có hiệu lực từ 01/06/2024. Mức bắt buộc và thời hạn lưu hồ sơ phụ thuộc quy định của bộ quản lý từng ngành hàng. Doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản chuyên ngành áp dụng cho sản phẩm của mình.
Phải ghi những thông tin gì để truy xuất một bước trước, một bước sau?
Tối thiểu cần biết lô hàng nhận từ ai, khi nào, bao nhiêu, và đã giao cho ai, khi nào, bao nhiêu. Ở kho, điều này nghĩa là phiếu nhập hoặc phiếu cân nhập, mã lô, hạn dùng, vị trí lưu và phiếu xuất đều phải liên kết với nhau bằng cùng một mã lô.
Hàng cận hạn nhưng khách không nhận thì xử lý thế nào?
Nên tách riêng lô cận hạn khỏi khu xuất thường, ghi rõ trạng thái trên phần mềm để không bị chọn nhầm. Sau đó tùy chính sách doanh nghiệp: bán cho kênh chấp nhận hạn ngắn, trả nhà cung cấp theo hợp đồng, hoặc tiêu hủy có biên bản. Ghi lý do xử lý theo mã lô để dễ đối chiếu sau này.
Kết luận
FIFO đủ cho hàng không có hạn dùng, còn FEFO là lựa chọn an toàn cho thực phẩm, dược phẩm, phân bón và hóa chất. Điều kiện để làm được cả hai là mã lô đi theo hàng từ cổng nhập đến phiếu xuất. Doanh nghiệp đang dùng phần mềm cân xe có thể bắt đầu bằng việc gắn mã lô vào phiếu cân; nếu ngành của bạn là cao su, xem thêm bài cân xe ngành cao su. Cần tư vấn cách triển khai FEFO cho kho của bạn? Đăng ký tư vấn miễn phí với đội ngũ Vận Hành Số.
Nguồn tham khảo
Bộ Khoa học và Công nghệ. Thông tư 02/2024/TT-BKHCN quy định về quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa. Công báo Chính phủ.
Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM. Thông báo về Thông tư số 02/2024/TT-BKHCN.
GS1. GS1 Global Traceability Standard, Issue 1.3.0 (11/2012).
ECA Academy. FIFO, FEFO, LIFO – what is the meaning?
World Health Organization. TRS 1025, Annex 7: Good storage and distribution practices for medical products (2020).
Về tác giả
Đội ngũ Vận Hành Số xây dựng phần mềm cân xe, AI Camera và phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp Việt Nam. Vận Hành Số được phát triển bởi SparkMinds J.S.C, địa chỉ Tầng 3, Tòa nhà Mộc Gia, 24A Bàu Cát 2, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Liên hệ: 0964179975 · info@sparkminds.net.
