Định mức hao hụt hàng rời là tỷ lệ khối lượng được phép giảm khi lưu kho do mất ẩm, hô hấp của hạt và bốc xếp. Ví dụ, Thông tư 19/2024/TT-BTC cho thóc dự trữ quốc gia bảo quản đổ rời bổ sung nitơ hao hụt 0,7% sau 9–12 tháng. Phần vượt định mức cần được tìm nguyên nhân.
Đăng ngày 27/10/2026 · Cập nhật lần cuối (Last updated): 27/10/2026 · Tác giả: Đội ngũ Vận Hành Số, phát triển bởi SparkMinds J.S.C
Tóm tắt nhanh (Key Takeaways / TL;DR)
Thông tư 19/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính, hiệu lực từ 10/05/2024, quy định định mức hao hụt thóc, gạo dự trữ quốc gia theo cách bảo quản và thời gian bảo quản.
Thóc đổ rời bổ sung nitơ: 0,3% (1–3 tháng) đến 1,0% (24–30 tháng); gạo đổ rời, thóc đóng bao áp suất thấp: 0,3% đến 1,4%.
Gạo bảo quản kín bổ sung nitơ, áp suất thấp chỉ 0,050–0,066%.
Ví dụ giả định: 500 tấn thóc, 10 tháng, định mức 3,5 tấn; thực tế hao 5,2 tấn, vượt 1,7 tấn.
Doanh nghiệp không thuộc diện dự trữ quốc gia có thể dùng các con số này làm mốc tham khảo khi tự xây định mức.
Hao hụt hàng rời trong kho là gì?
Hao hụt là phần chênh lệch giữa khối lượng nhập kho và khối lượng còn lại hoặc xuất ra sau một thời gian bảo quản. Với nông sản rời như thóc, gạo, ngô, hạt cà phê, hao hụt tự nhiên xảy ra do hạt mất ẩm và hô hấp. Ngoài ra còn có rơi vãi khi bốc xếp, sai số đo và sai sót chứng từ.
Định mức hao hụt cho biết mức nào là bình thường. Khi hao hụt thực tế nằm trong định mức, có thể coi là hao hụt tự nhiên; khi vượt định mức, kho cần giải thích và xử lý theo quy chế. Mọi phép tính đều bắt đầu từ khối lượng nhập và xuất trên phiếu cân.
Định mức hao hụt thóc, gạo theo Thông tư 19/2024 là bao nhiêu?
Thông tư 19/2024/TT-BTC chia theo cách bảo quản và thời gian bảo quản. Thóc đổ rời hoặc đóng bao kín bổ sung nitơ từ 98% trở lên hao hụt 0,3% đến 1,0% từ 1 đến 30 tháng. Gạo đổ rời và thóc đóng bao áp suất thấp hao hụt 0,3% đến 1,4%. Trên 30 tháng, cả hai nhóm cộng thêm 0,015% mỗi tháng.
Hình 1. Biểu đồ định mức hao hụt thóc, gạo dự trữ quốc gia theo thời gian bảo quản, do Vận Hành Số vẽ từ Thông tư 19/2024/TT-BTC.
Định mức hao hụt theo Thông tư 19/2024/TT-BTC (%)
Thời gian bảo quản | Gạo đổ rời, thóc đóng bao áp suất thấp | Thóc đổ rời, đóng bao kín bổ sung nitơ ≥ 98% |
|---|---|---|
1–3 tháng | 0,3 | 0,3 |
> 3–6 tháng | 0,5 | 0,5 |
> 6–9 tháng | 0,7 | 0,6 |
> 9–12 tháng | 0,9 | 0,7 |
> 12–18 tháng | 1,1 | 0,8 |
> 18–24 tháng | 1,3 | 0,9 |
> 24–30 tháng | 1,4 | 1,0 |
Trên 30 tháng | +0,015/tháng | +0,015/tháng |
"Từ > 09 tháng đến 12 tháng: 0,7%;"
— Thông tư 19/2024/TT-BTC, định mức hao hụt thóc bảo quản đổ rời, đóng bao kín bổ sung khí nitơ, theo Tạp chí Công Thương
Riêng gạo bảo quản kín bổ sung nitơ, áp suất thấp có định mức rất thấp: 0,050% dưới 12 tháng, 0,058% từ 12 đến 18 tháng và 0,066% trên 18 tháng. Thông tư 19/2024 thay thế các khoản 2, 3, 4 Điều 2 của Thông tư 161/2015/TT-BTC.
Doanh nghiệp tư nhân có phải áp dụng định mức này không?
Không bắt buộc. Thông tư 19/2024/TT-BTC áp dụng cho hàng dự trữ quốc gia do cơ quan dự trữ nhà nước trực tiếp quản lý. Tuy vậy, đây là bộ số liệu công khai, chia rõ theo cách bảo quản và thời gian, nên doanh nghiệp có thể dùng làm mốc tham khảo khi tự xây định mức nội bộ cho kho của mình.
Hao hụt thực tế vượt định mức thì nhận biết thế nào?
So khối lượng hao hụt thực tế với khối lượng định mức tính theo thời gian bảo quản. Trong ví dụ giả định dưới đây, kho nhập 500 tấn thóc đổ rời bổ sung nitơ và bảo quản 10 tháng. Định mức 0,7% tương đương 3,5 tấn. Khi xuất hết, tổng phiếu cân xuất ít hơn nhập 5,2 tấn, vượt định mức 1,7 tấn.
Hình 2. Ví dụ so sánh hao hụt thực tế với định mức, số liệu giả định do Vận Hành Số tính theo Thông tư 19/2024/TT-BTC.
Cách tính ví dụ (số liệu giả định)
Chỉ tiêu | Giá trị | Cách tính |
|---|---|---|
Khối lượng nhập | 500 tấn | Tổng phiếu cân nhập |
Định mức (9–12 tháng) | 0,7% | Thông tư 19/2024/TT-BTC |
Hao hụt định mức | 3,5 tấn | 500 × 0,7% |
Hao hụt thực tế | 5,2 tấn (1,04%) | Tổng nhập − tổng xuất − tồn còn lại |
Vượt định mức | 1,7 tấn | 5,2 − 3,5 |
Con số 1,7 tấn chưa phải là mất cắp. Trước hết cần kiểm tra phiếu cân có ghép nhầm hai lần cân, có xe xuất chưa nhập phiếu, và sai số cân có trong giới hạn hay không. Xem thêm sai số cân xe cho phép và cân lần 1, cân lần 2 sai vì đâu.
Hao hụt hàng rời thường đến từ đâu?
Có năm nguồn chính: hao hụt tự nhiên do mất ẩm và hô hấp, rơi vãi khi bốc xếp, sai số đo, sai sót chứng từ và thất thoát thật. Chỉ nguồn đầu tiên là phần định mức dự tính. Bốn nguồn còn lại đều kiểm soát được, và cần loại trừ lần lượt trước khi kết luận có thất thoát.
Hình 3. Bảng các nguồn hao hụt hàng rời và cách kiểm soát, do Vận Hành Số tổng hợp.
"phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính."
— Luật Kế toán 2015, Điều 40 khoản 3, theo Hệ Thống Pháp Luật
Đo và kiểm soát hao hụt hàng rời theo mấy bước?
Nên làm theo 5 bước, và tất cả đều dựa trên khối lượng cân thật chứ không dựa trên số ghi tay. Nếu khối lượng nhập đã sai từ đầu, mọi phép so sánh với định mức đều vô nghĩa. Phiếu cân nên tự cập nhật vào phần mềm quản lý kho theo từng lô.
Xây định mức nội bộ: theo mặt hàng, cách bảo quản và thời gian; có thể tham khảo Thông tư 19/2024/TT-BTC.
Cân chính xác khi nhập: dùng phần mềm cân xe lấy số tự động, ghi lô, độ ẩm và ngày nhập.
Theo dõi theo lô: tồn kho theo lô và ngày nhập, để tính đúng thời gian bảo quản của từng lô.
Đối chiếu khi xuất hết lô: tổng nhập trừ tổng xuất, so với định mức theo thời gian thực tế.
Xử lý phần vượt: kiểm tra chứng từ, sai số cân, rơi vãi; lập biên bản và hạch toán theo quy chế.
Có nên ghi độ ẩm khi nhập kho không?
Rất nên với nông sản. Hạt nhập kho ẩm hơn bình thường sẽ mất nước nhiều hơn trong quá trình bảo quản, nên hao hụt có thể vượt định mức dù kho làm đúng mọi việc. Ghi độ ẩm theo từng lô ngay khi nhập giúp giải thích được phần chênh lệch và thương lượng với nhà cung cấp khi cần.
Tình huống minh họa: kho lúa của doanh nghiệp xay xát
Đây là kịch bản giả định để minh họa cách đánh giá, không phải khách hàng thật.
Vấn đề
Một doanh nghiệp xay xát chứa lúa đổ rời trong kho. Cuối mỗi vụ, tổng xuất luôn thấp hơn tổng nhập, nhưng không ai biết mức nào là bình thường, nên mỗi lần chênh lệch đều dẫn đến tranh cãi giữa kho và kế toán.
Giải pháp
Doanh nghiệp xây định mức nội bộ theo thời gian bảo quản, tham khảo Thông tư 19/2024/TT-BTC, ghi độ ẩm từng lô khi nhập và theo dõi tồn theo lô. Khi xuất hết một lô, phần mềm tự so hao hụt thực tế với định mức.
Kết quả cần đo
Hao hụt thực tế theo lô so với định mức nội bộ.
Tỷ lệ lô vượt định mức và nguyên nhân đã xác định.
Số phiếu cân chưa khớp phiếu kho tại thời điểm đối chiếu.
Bài học
Không có định mức thì mọi chênh lệch đều trở thành tranh cãi. Có định mức và số cân theo lô, chỉ phần vượt mới cần điều tra.
Phương pháp: chúng tôi xây dựng bài này thế nào?
Nguồn: Thông tư 19/2024/TT-BTC (qua Tạp chí Công Thương và CaseLaw), Thông tư 161/2015/TT-BTC (Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật), Điều 40 Luật Kế toán 2015, ĐLVN 13:2019.
Tính toán: hao hụt định mức = khối lượng nhập × tỷ lệ định mức; hao hụt thực tế = nhập − xuất − tồn.
Giả định: 500 tấn thóc, 10 tháng, hao hụt 5,2 tấn và tình huống doanh nghiệp xay xát là minh họa.
Giới hạn: Thông tư 19/2024 áp dụng cho dự trữ quốc gia; doanh nghiệp cần tự xây và phê duyệt định mức riêng, đối chiếu quy định thuế, kế toán hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Định mức hao hụt thóc bảo quản 6 tháng là bao nhiêu?
Theo Thông tư 19/2024/TT-BTC, thóc bảo quản đổ rời hoặc đóng bao kín bổ sung khí nitơ từ trên 3 đến 6 tháng có định mức 0,5%. Thóc đóng bao trong điều kiện áp suất thấp, cùng nhóm với gạo đổ rời, cũng là 0,5% ở khoảng thời gian này. Từ trên 6 tháng, hai nhóm bắt đầu khác nhau.
Vì sao gạo bảo quản kín có định mức thấp hơn nhiều?
Khi bảo quản kín bổ sung nitơ, áp suất thấp, hạt ít tiếp xúc với không khí và độ ẩm môi trường, nên mất ẩm và hô hấp giảm mạnh. Vì vậy Thông tư 19/2024/TT-BTC đặt định mức cho nhóm này chỉ 0,050% đến 0,066%, thấp hơn nhiều so với gạo đổ rời ở mức 0,3% đến 1,4%.
Hao hụt vượt định mức thì xử lý thế nào?
Trước hết xác định nguyên nhân: sai chứng từ, sai số cân, rơi vãi khi bốc xếp, hàng nhập quá ẩm hay thất thoát. Phần do chứng từ thì điều chỉnh; phần còn lại lập biên bản, xác định trách nhiệm và hạch toán theo quy chế. Luật Kế toán yêu cầu phản ánh chênh lệch vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
Sai số cân có ảnh hưởng đến tính hao hụt không?
Có. Nếu cân lệch đều về một phía, sai số cộng dồn qua hàng trăm lượt xe có thể tạo ra chênh lệch giống như hao hụt. Vì vậy cần kiểm định cân đúng hạn, kiểm tra điểm không đầu ca, và so sánh định kỳ với một xe đã biết khối lượng để loại trừ nguyên nhân này.
Theo dõi hao hụt theo lô có lợi gì?
Định mức phụ thuộc thời gian bảo quản, nên chỉ khi biết từng lô nhập ngày nào, xuất hết ngày nào mới tính đúng định mức. Theo dõi theo lô còn giúp phát hiện lô nào hao hụt bất thường, gắn với nhà cung cấp, độ ẩm khi nhập hoặc vị trí kho cụ thể để xử lý tận gốc.
Có áp dụng được cho ngô, cà phê, đậu không?
Thông tư 19/2024/TT-BTC chỉ quy định cho thóc, gạo dự trữ quốc gia. Với ngô, cà phê, đậu hay hàng rời khác, doanh nghiệp cần tự xây định mức dựa trên số liệu lịch sử của kho mình, độ ẩm khi nhập và cách bảo quản. Có thể dùng cấu trúc theo thời gian của Thông tư làm khung tham khảo.
Kết luận
Định mức hao hụt biến mọi chênh lệch tồn kho thành câu hỏi rõ ràng: phần nào là tự nhiên, phần nào cần điều tra. Điều kiện để làm được là khối lượng cân chính xác khi nhập, xuất và tồn theo lô. Xem thêm cách cập nhật tồn kho sau khi cân xe và cách ghép cân lần 1 và lần 2; ảnh xe từ AI Camera giúp đối chiếu khi có chênh lệch. Cần tư vấn theo dõi hao hụt kho hàng rời? Đăng ký tư vấn miễn phí với đội ngũ Vận Hành Số.
Nguồn tham khảo
Tạp chí Công Thương. Định mức hao hụt thóc, gạo dự trữ quốc gia từ ngày 10/5/2024 (29/03/2024).
Bộ Tài chính. Thông tư 19/2024/TT-BTC về định mức kinh tế kỹ thuật bảo quản và định mức hao hụt thóc, gạo dự trữ quốc gia. CaseLaw.
Bộ Tài chính. Thông tư 161/2015/TT-BTC. Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Hệ Thống Pháp Luật. Điều 40 Luật Kế toán 2015: Kiểm kê tài sản.
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. ĐLVN 13:2019 – Cân ô tô, quy trình kiểm định.
Về tác giả
Đội ngũ Vận Hành Số xây dựng phần mềm cân xe, AI Camera và phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp Việt Nam. Vận Hành Số được phát triển bởi SparkMinds J.S.C, địa chỉ Tầng 3, Tòa nhà Mộc Gia, 24A Bàu Cát 2, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Liên hệ: 0964179975 · info@sparkminds.net.
